Lajijaoston toimintasäännöt

Tapanilan Erä ry                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Tapanilan Erän ry:n lajijaostojen toimintaohjeet

 

1. Jaoston käsite

Tapanilan Erä ry:n hallitus voi yhdistyslain ja omien toimintasääntöjensä puitteissa perustaa rekisteröimättömiä alaosastoja harjoittamaan seuran piirissä sen sääntöjen 6 §:n mukaista toimintaa jossakin urheilu- tai liikuntalajissa. Näitä alaosastoja kutsutaan lajijaostoiksi.

Toiminnallisesti itsenäisiksi lajijaostoiksi voidaan seuran toimintasuunnitelmassa määritellä ne lajijaostot, jotka Tapanilan Erän ry:n hallituksen harkinnan mukaan toimivat oman lajinsa osalta ohjauksellisesti ja valmennuksellisesti riittävän korkeatasoisesti, ja joiden harrastajamäärät jaostossa ovat lajin ominaispiirteet huomioon ottaen riittävän suuria.

Jaostolla on harjoittamansa toiminnan puitteissa itsenäinen lajiasiantuntemukseen perustuva päätöksentekovalta ottaen huomioon se, mitä yhdistyslaissa ja seuran toimintaohjeissa määritellään. Jaostoilla on oma taloudenhoitonsa ja jaoston määräämälle henkilölle voidaan Tapanilan Erä ry:n pankkijärjestelmän pääkäyttäjien toimesta antaa oman jaostonsa tilinkäyttöoikeus. Jaostojen tulee laatia omat Tapanilan Erä ry:n toimintasääntöjen kanssa yhdenmukaiset toimintasäännöt. Toimintasäännöissä tulee noudattaa sovelletusti Tapanilan Erä ry:n toimintasääntöjen 13 §, 14 § ja 15 §. Tapanilan Erä ry:n hallitus hyväksyy jaostojen toimintasäännöt.

Muut urheilu- tai liikuntaryhmät toimivat osana Tapanilan Erä ry:n hallinnon alaista harrasteliikuntaa ilman toiminnallista itsenäisyyttä.

2. Yleiset toimintaohjeet

Jaoston toiminnasta ja hallinnosta huolehtii jaoston syyskokouksessa valittu ja Tapanilan Erä ry:n syyskokouksessa jaoston esityksen perusteella vahvistama hallitus. Jaoston harjoitusohjelmasta päättää jaoston hallitus, ja se kutsuu myös jaoston ohjaajat ja valmentajat tehtäviinsä. Jaostot ovat velvollisia pitämään yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä jäsenistöstään Tapanilan Erä ry:n puolesta. Jaostot ovat velvollisia keräämään jäseniltään jäsen- ja harjoitusmaksut (toiminta- tai osallistumismaksut). Seuran jäsenmaksun suuruuden määrää vuosittain seuran syyskokous.

2.2 Jaostojen kokoukset

Jaostojen tulee toimintasääntöjensä mukaisesti ylläpitää jaostonsa puitteissa järjestödemokratiaa pitämällä vuosittain jaostojen kevätkokoukset ja syyskokoukset. Äänioikeutettuja ovat jäsenvelvoitteensa suorittaneet 15 vuotta täyttäneet jäsenet. Kokoukset kutsutaan koolle 7 päivää ennen kokousajankohtaa jaoston pääasiallisen harjoituspaikan ilmoitustaululla. Mikäli harjoituspaikkoja on useita, kutsu tulee toimittaa jokaisen sellaisen harjoituspaikan ilmoitustaululle, jossa on säännöllistä harjoitustoimintaa.

Syyskokous tulee pitää loka-marraskuussa siten, että sen hyväksymät esitykset voidaan valmistella Tapanilan Erä ry:n syyskokouksen päätettäviksi. Syyskokouksessa valitaan Tapanilan Erä ry:n hallitukselle tehtävänä esityksenä jäsentensä joukosta lajijaoston puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sekä muut tarpeellisiksi katsottavat toimihenkilöt 2 vuotta kestäviksi toimikausiksi. Toimikausi on 2 kalenterivuotta. Puheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan tulee olla eri henkilöitä. Syyskokouksessa jaosto hyväksyy esityksen seuraavan toimintakauden toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi. Kokouksessa hyväksytään jaoston toimintamaksujen suuruus.

Jaoston kokouksissa on Tapanilan Erä ry:n hallituksen jäsenillä ja vakituisilla toimihenkilöillä läsnäolo- ja puheoikeus. Kokouksissa ratkaistaan asiat yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Henkilövaaleissa äänten mennessä tasan vaali ratkaistaan arvalla. Muissa asioissa voittaa se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Jokaisella jäsenvelvoitteensa suorittaneella 15 vuotta täyttäneellä jaoston jäsenellä on yksi ääni. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, ja niiden tarkastetut kopiot tulee toimittaa Tapanilan Erä ry:n toimistoon tiedoksi Tapanilan Erä ry:n hallitukselle.

Jaoston syyskokouksen esityslista

  1. Kokouksen avaus
  2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, kaksi ääntenlaskijaa
  3. Todetaan läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet.
  4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
  5. Vahvistetaan jaoston hallituksen laatima esitys tulevan toimintakauden toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi Tapanilan Erä ry:n syyskokouksen lopullisesti hyväksyttäväksi.
  6. Valitaan jaostolle sen täysi-ikäisten jäsenten joukosta seuraavaksi kahden kalenterivuoden mittaiseksi toimikaudeksi puheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja, joiden tulee olla eri henkilöitä, sekä tarvittavat muut jaoston toimihenkilöt seuraavaksi toimintakaudeksi hyväksyttäväksi Tapanilan Erä ry:n toimintasääntöjen 10 § mukaisesti. Toimintakausi on kalenterivuosi.
  7. Vahvistetaan jaoston jäsenten toimintamaksujen suuruus.
  8. Käsitellään jaoston johtokunnan tai jäsenten vähintään 7 päivää ennen kokousta kirjallisesti jaoston johtokunnalle esittämällä vireille panemat asiat.
  9. Kokouksen päättäminen.

Jaoston kevätkokous pidetään helmi-maaliskuussa siten, että sen hyväksymät esitykset voidaan valmistella Tapanilan Erä ry:n kevätkokouksen päätettäviksi. Jaoston kevätkokouksessa hyväksytään jaoston hallitukselle laatima esitys jaoston toimintakertomuksesta esitettäviksi Tapanilan Erä ry:n kevätkokoukselle. Toimintakertomuksesta tulee ilmetä jaoston toimintakauden hallinto ja toimihenkilöt, tapahtunut valmennus-, ohjaus- ja kilpailutoiminta, toimintakauden tärkeimmät kilpailu- ja muut tapahtumat ja kilpailumenestys.

Jaoston kevätkokouksen esityslista

  1. Kokouksen avaus
  2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, kaksi ääntenlaskijaa
  3. Todetaan läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet.
  4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
  5. Vahvistetaan hallituksen laatima esitys Tapanilan Erä ry:n kevätkokoukselle jaoston edellisen kauden toimintakertomuksesta ja esitellään kokoukselle edellisen toimintakauden tilikertomus.
  6. Käsitellään jaoston hallituksen tai jäsenten vähintään 7 päivää ennen kokousta kirjallisesti johtokunnalle esittämällä vireille pannut asiat.
  7. Kevätkokouksen päättäminen.

Ylimääräiset jaostojen kokoukset

  1. Jaoston ylimääräinen kokous pidetään silloin, kun jaoston hallitus katsoo sen tarpeelliseksi, tai kun jaoston jäsenistä vähintään yksi kymmenesosa on tehnyt siitä jaoston hallitukselle kirjallisen esityksen. Ylimääräinen kokous on pidettävä 14 päivän kuluessa siitä, kun jäsenet ovat tehneet esityksensä. Ylimääräisen jaoston kokouksen kutsussa on mainittava asia, minkä vuoksi kokous on koolle kutsuttu.
  2. Asioista, joita jaoston jäsenet haluavat jaoston syys- tai kevätkokouksen käsiteltäväksi, on tehtävä jaoston hallitukselle kirjallinen esitys viimeistään 7 päivää ennen kokousta.

2.3 Jaostojen taloudenpito

2.3.1. Yleistä

Jaostojen toiminnan tulee noudattaa hyväksyttyjä toimintasuunnitelmia. Myös jaostojen toimielinten kokouksista tulee pitää pöytäkirjaa, jonka kopio tulee toimittaa Tapanilan Erä ry:n toimistoon. Jaostojen kirjanpidon tarkastavat seuran tilintarkastajat.

2.3.2. Maksuliikenne              

Taloudenhoidossa jaoston taloudenhoitaja, saatuaan jaoston tilinkäyttöoikeuden, maksaa jaoston laskut. Niiden tulee olla jaoston puheenjohtajan tai jaoston kokouksen päätöksellä määrätyn henkilön hyväksymiä. Myös seuran pankkijärjestelmän pääkäyttäjillä on tilinkäyttöoikeus kaikkiin seuran tileihin.

Kilpailu-, leiri- ja harjoitusmatkoista tms. tulee laatia matkalasku, jonka puheenjohtaja hyväksyy. Matkalaskusta tulee ilmetä osallistujat, osallistujien henkilötunnukset, ajankohta, matkan tarkoitus, käytetyt kulkuvälineet sekä muut tarvittavat tiedot sekä siihen tulee liittää kaikki kyseiseen matkaan kohdistuvat tositteet. Kaikkien palkkioiden, esimerkiksi erotuomaripalkkioiden kohdalla tositteissa täytyy näkyä saajan henkilötunnus.

2.3.3. Toimintasuunnitelmasta oleellisesti poikkeava toiminta

Mikäli jaoston toiminnassa tapahtuu hyväksytystä toimintasuunnitelmasta oleellisesti poikkeavaa, huomattavia taloudellisia sitoumuksia tai oleellisia kustannuksia aiheuttavaa toimintaa, tulee kyseinen toiminta saattaa Tapanilan Erä ry:n hallituksen tietoon ja hyväksyttäväksi.

 

2.3.4. Jaostojen suorittamat hallintomaksut

Tapanilan Erä ry perii lajijaostoiltaan hallintomaksua, joka on määrätty seuran hallituksen päätöksellä. Hallintomaksu peritään vuosittain toukokuun ja joulukuun lopussa.

2.3.5. Jaoston aseman muutos

Mikäli jaosto ei kykene noudattamaan toimintasääntöjään eikä suoriudu velvoitteistaan äitiseuraan kohtaan tai sen toiminta muuttuu oleellisesti jäsenmäärän, ohjauksen tai valmennuksen suhteen, voi Tapanilan Erä ry:n hallitus evätä jaostolta itsenäisen aseman.

3.Muut jaoston yleiset velvoitteet

Lajijaoston tulee oman toimintansa osalta valmistella toimintakauden alussa (tammikuussa) Helsingin kaupungille tehtävän vuosi-ilmoituksen aineisto ja toimittaa Tapanilan Erä ry:n toimistoon. Jaoston tulee kirjata kaikki säännöllinen harjoitustoiminta jaoteltuna aikuisiin ja nuoriin (alle 19v) viikoittaisen harjoitustapahtuman tarkkuudella, ja kunkin harjoituksen vastaavan ohjaajan nimi sekä osallistujat tulee kirjata. Jaosto on velvollinen ylläpitämään jäsenrekisteriä, jossa ilmenee jäsenen nimen lisäksi kotikunta ja syntymävuosi.

Jaostojen tulee suunnitella huolellisesti toimintaansa ja harjoitusvuoroesitykset tulee toimitta hyvissä ajoin seuraavia toimintakausia varten Tapanilan Erä ry:n toimistoon jaostoille annettavien ohjeiden mukaisesti. Kaikki harjoitustilavaraukset säännöllistä kausiharjoittelua varten hoidetaan koordinoidusti Tapanilan Erä ry:n toimiston kautta. Jaostojen tulee toimittaa harjoitusvuoroaikansa ja kurssiensa aikataulut ja ilmoittautumistiedot Tapanilan Erä ry:n toimistoon sekä huolehtia siitä, että ne saadaan seuran verkkosivuille ja muuhun julkaistavaan materiaaliin ennen syyskauden ja kevätkauden alkua. Tiedot tulee saattaa myös jaoston jäsenille tiedoksi.

Kaikki normaalista harjoitustoiminnasta poikkeavat tapahtumat kuten leirit, kurssit tai kilpailut ja tilavaraukset Tapanilan Urheilukeskuksessa tulee ilmoittaa etukäteen sekä Tapanilan Erä ry:n toimistoon sekä Tapanilan Urheilukeskuksen asiakaspalveluun. Mikäli järjestelyt edellyttävät muiden jaostojen harjoitusvuorojen käyttöä, mahdollisuus poikkeusjärjestelyihin on neuvoteltava asianomaisen jaoston kanssa. Mikäli tapahtumien osanottajat tarvitsevat kahvilapalveluita, Tapanilan Urheilukeskuksessa toimivaa kahvilanpitäjää tulee informoida asiasta.

Kaikessa toiminnassa tulee noudattaa yhdistyslakia ja Tapanilan Erä ry:n toimintasääntöjä liikunnan eettisiä arvoja kunnioittaen. Mikäli toiminnassa jaoston sisäisesti ratkaisemattomissa olevia ristiriitaisuuksia, Tapanilan Erä ry:n hallitus on velvollinen käsittelemään asian. Mahdollisissa kurinpitoasioissa noudatetaan seuran sääntöjä ja yhdistyslakia.